“Ti è mai capitato di vederlo come l’armadio di Narnia? Un luogo apparentemente piccolo che, in realtà, nasconde tesori e segreti che, a volte, si perdono sin dall’alba dei tempi?”
I materiali e gli strumenti possono accumularsi rapidamente ed a volte, proprio quando se ne ha più bisogno, quello che sapevamo essere in un determinato punto è sparito. Per tutto ciò, noi possediamo le soluzioni più efficaci a risolvere ogni tuo problema e in sole 5 mosse:
L’inventario di magazzino.
È importante creare un inventario di magazzino dettagliato delle scorte presenti nel magazzino. Questo inventario deve essere costantemente aggiornato e monitorato per assicurarsi di sapere esattamente quanto materiale è disponibile.
Esistono diversi sistemi per aiutarti in questo compito, da un software per la gestione del magazzino (ce ne sono di ottimi a prezzi più che competitivi), a strumenti più “fai da te”; Uno di questi, particolarmente semplice e alla portata di tutti, potrebbe essere quella di tenere un foglio Excel. Con un paio di formule potresti definire qual è lo stock minimo di materiale che ti serve e metterlo in evidenza automaticamente quando questa scorta cala. In questo modo, potrai evitare di acquistare materiale in eccesso e ridurre significativamente gli sprechi.
L’ordine.
Se assegni una posizione fissa a tutti i materiali, sarai sempre in grado di trovare facilmente quello che desideri;
Utilizza delle etichette e fatti una lista del materiale che hai in magazzino, annota la posizione di tutto e affiggi il foglio all’ingresso del magazzino per fissarlo nella tua mente e renderlo sempre disponibile per i tuoi colleghi e collaboratori. In questo modo, avrai un sistema sicuro che ti aiuterà anche nella catalogazione.
Utilizza il FIFO (First in First Out)
È un sistema di rotazione dei prodotti da magazzino che segue il principio del primo prodotto che entra è il primo ad uscire. Vale per i prodotti con scadenza: quando ti arriva la nuova fornitura, posizionala ordinatamente dietro quella vecchia. In questo modo, potrai evitare di trovarti prodotti scaduti ed inutilizzabili.
Stabilisci una routine per la pulizia del magazzino
La routine permette a te ed ai tuoi collaboratori e colleghi di “prendere il ritmo” e fare tutto quello che deve essere fatto.
Definisci una scaletta su cosa deve essere fatto per non dimenticare nulla.
La pulizia e la manutenzione del magazzino includerà la pulizia regolare delle scaffalature e dei ripiani, nonché la verifica della data di scadenza dei materiali. La pulizia regolare del magazzino garantisce che gli strumenti e i materiali siano sempre puliti e in buone condizioni, e ti aiuterà a identificare eventuali problemi prima che diventino troppo grandi.
Qualità dei fornitori
Sincerati della qualità dei fornitori che a causa di incombenze giornaliere tendiamo a sottovalutare o a non prendere in seria considerazioni su eventuali ritardi o livelli di bassa qualità: per esprimere una valutazione obiettiva potresti utilizzare un metodo matematico (lo stesso utilizzato per la certificazione ISO 9001) o assegnar loro un punteggio che valuti la disponibilità dei materiali/servizi, la loro qualità e i termini di pagamento ed i prezzi …
Aggiorna la tabella ogni 6 mesi:
In questo modo potrai fare una scelta oculata, valutare i tuoi fornitori e la loro affidabilità nel tempo.
In sintesi, la gestione del magazzino può essere semplificata significativamente utilizzando poche semplici regole. Questo ti permetterà di risparmiare molto tempo e denaro ed avere sempre a portata di mano tutto quello che ti serve.
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“Lo suggerisco sia per te che per il bene del tuo Armadio di Narnia”.
