Si può tranquillamente affermare che gli studi dentistici sono ormai passati all’era digitale o almeno quasi tutti, infatti alcuni ancora utilizzano i vecchi metodi analogici senza puntare su soluzioni più evolute in grado di snellire le procedure, ridurre e ottimizzare i tempi di lavoro e migliorare il rapporto con i pazienti.
Ma disporre di una agenda digitale non è la panacea di tutti i mali e non basta avere un software per risolvere tutti i problemi!
L’agenda di un dentista è il cuore pulsante dell’attività e, se ben organizzata, può influire in maniera significativa sull’andamento di tutto lo studio, sia in termini di maggiori entrate che nella fidelizzazione ed acquisizione di nuovi clienti.
In questo articolo vogliamo darti alcuni suggerimenti che potranno migliorare non solo la tua agenda, ma anche il tuo metodo di organizzazione.
Il calendario delle aperture
Sembra quasi banale, ma avere ben chiaro, prima che l’anno inizi, quanti sono i giorni di lavoro che ci attendono che è un elemento chiave per poter prendere delle scelte strategiche.
Con il numero di giorni di apertura, possiamo stimare i costi giornalieri medi fissi e spalmarli sull’intero periodo. Questo, a sua volta, ci permetterà di definire gli obiettivi da raggiungere in maniera precisa e ordinata; ad esempio quante poltrone al giorno devono essere occupate o quale deve essere il valore medio degli interventi che andremo ad attuare.
Una volta definiti gli obiettivi ed i parametri per definirne l’andamento, si dovranno attivare tutti quei canali propri della comunicazione …
Ma questa è un’altra storia e te ne parlerò più in là.
Impostazione del calendario
A differenza di quanto normalmente si pensi, il calendario perfetto va impostato sulle poltrone, non suoi professionisti come normalmente tendono a fare gli studi odontoiatrici.
Il segreto è considerare le poltrone come veri e propri Centri di Costo. Questo perché sono più facilmente controllabili e sono direttamente collegati agli interventi; gli odontoiatri e gli assistenti alla poltrona verranno associati al centro di costo di spettanza.
Questo sistema ti offrirà molteplici vantaggi che ti permetteranno di effettuare una vera e propria pianificazione strategica non rischiando sovrapposizioni.
I dati raccolti da una gestione impostata sulla poltrona, ti permetteranno di effettuare tutte le stime e le valutazioni necessarie per poter prendere decisioni strategiche ponderate.
Impostare un’unità di misura standard per le poltrone
Gli interventi hanno tempi e durate diverse, ma possono essere definiti attraverso unità di misura. Ti consigliamo di utilizzare una unità di misura di circa 15/20 minuti, in modo da gestire gli interventi in maniera sistematica, riducendo al minimo il tempo di attesa dei pazienti …
Questo ti favorirà non solo una gestione più agile e riducendo al minimo i tempi morti, ma anche di azzerare le attese dei pazienti, offrendo quindi un servizio di qualità più alta e favorendo la fidelizzazione.
Utilizzare una agenda digitale
Come puoi vedere i consigli dati possono valere sia che tu utilizzi una agenda cartacea che una digitale, ma con una digitale le operazioni si semplificano molto ed inoltre potrai godere di numerosi vantaggi:
- Condivisione delle informazioni: L’appuntamento potrà essere preso dagli operatori di segreteria e visualizzato dagli assistenti alla poltrona.
- Raccolta dati più efficiente: Con pochi click potrai raccogliere tutti i dati che ti servono, quanti appuntamenti al giorno per ogni poltrona, il numero di ore impiegate, ecc..
- Viste diversificate: Sulla base delle esigenze ogni membro dello staff potrà visualizzare le informazioni che più gli interessano, gli odontoiatri potranno vedere i propri appuntamenti ed in quali poltrone sono collocati, gli assistenti potranno visualizzare gli appuntamenti legati ad una singola poltrona e gli operatori alla segreteria potranno avere una visione settimana per la presa degli appuntamenti.
- Non viene mai smarrita: I dati delle agende sono salvati in cloud ed indipendentemente da quello che può succedere, saranno sempre disponibili.
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Ma non lasciare mai l’agenda a casa!
